Dacă ai o firmă, un SRL sau desfășori activități ca persoană fizică autorizată, probabil ai auzit deja că e-Factura este obligatorie nu mai este doar o schimbare despre care se vorbește, ci o regulă pe care trebuie să o respecți.
Și din moment ce tot mai multe obligații fiscale se mută în mediul digital, o aplicație de contabilitate online așa cum este Declaro, te ajută să gestionezi mai ușor documentele, să respecți termenele impuse de ANAF și să eviți situațiile neplăcute generate de întârzieri sau erori.
Toate aceste modificări par atât de complicate la prima vedere. Cine trebuie să folosească platforma? Ce înseamnă, mai exact, că e-Factura este obligatorie? În cât timp trebuie transmisă o factură? Ce se întâmplă dacă depășești termenul legal? Și cum te asiguri că respecți toate cerințele fără să pierzi timp cu proceduri birocratice?
Vestea bună este că nu trebuie să înveți legislația pe de rost și nici să urmărești zilnic modificările fiscale. Îți explicăm cum funcționează RO e-Factura, cine are obligația de a utiliza sistemul, ce modificări trebuie să ai în vedere și cum transformi o obligație fiscală într-un proces eficient cu ajutorul Declaro.
Mai multe detalii despre sistemul RO e-Factura
În primul rând să definim termenul: se referă la facturile emise în format electronic, transmise și validate prin intermediul sistemului național RO e-Factura, administrat de ANAF și dezvoltat împreună cu Ministerul Finanțelor. Scopul principal al platformei este digitalizarea procesului de facturare, reducerea evaziunii fiscale și îmbunătățirea colectării TVA-ului.
Spre deosebire de factura clasică în format PDF, o factură electronică transmisă în cadrul sistemului RO e-Factura este generată în format XML, conform unui standard stabilit de autoritățile fiscale. Documentul este verificat automat, validat și înregistrat în Registrul RO e-Factura, devenind documentul fiscal recunoscut oficial.
Practic, după ce ai emis o factură, aceasta trebuie transmisă prin intermediul platformei, iar documentul validat este considerat documentul original.
De când și de ce a devenit e-Factura obligatorie?
Implementarea sistemului RO e-Factura s-a realizat etapizat, însă un moment important a fost 1 ianuarie 2024, dată de la care transmiterea facturilor prin sistemul național RO e-Factura a devenit obligatorie pentru majoritatea tranzacțiilor B2B realizate între persoane impozabile stabilite în România.
În prima jumătate a anului 2024 a existat o perioadă de tranziție, iar începând cu 1 iulie 2024, facturile emise în relațiile B2B trebuie transmise prin sistemul RO e-Factura pentru a fi considerate facturi emise în conformitate cu prevederile legale, existând totodată și sancțiuni pentru nerespectarea obligației.
Obligativitatea utilizării sistemului a fost introdusă pentru a moderniza administrația fiscală și pentru a reduce fenomenul evaziunii fiscale, unul dintre obiectivele asumate de România inclusiv prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR).
În același timp, sistemul RO e-Factura urmărește simplificarea proceselor administrative atât pentru instituțiile statului, cât și pentru mediul de afaceri. Facturile sunt generate într-un format electronic standardizat (XML), validate automat de sistem și puse la dispoziția beneficiarului prin intermediul platformei administrate de ANAF.
Pe termen lung, obligativitatea utilizării RO e-Factura contribuie la creșterea gradului de digitalizare a companiilor, la eficientizarea activităților contabile și la îmbunătățirea colectării veniturilor la bugetul de stat, aliniind România la direcția adoptată de tot mai multe state membre ale Uniunii Europene în ceea ce privește facturarea electronică.
Utilizarea sistemului RO e-Factura: pe cine vizează?
Aplicarea sistemului RO e-Factura este obligatorie pentru cea mai mare parte de contribuabili, indiferent de dimensiunea afacerii sau de domeniul de activitate. Astfel, sunt vizate societățile comerciale, persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (I.I.), întreprinderile familiale (I.F.), precum și alte persoane impozabile înregistrate sau, după caz, neînregistrate în scopuri de TVA, în situațiile în care legislația prevede utilizarea platformei.
Altfel spus, pentru majoritatea livrărilor de bunuri și prestărilor de servicii realizate între operatorii economici din România, factura trebuie emisă și transmisă prin sistemul național RO e-Factura. Simpla transmitere a facturii prin e-mail sau în format PDF nu este suficientă pentru îndeplinirea obligației legale, dacă tranzacția intră sub incidența reglementărilor privind sistemul e-Factura.
Ghid e-Factura: utilizarea sistemului național privind factura electronică
Utilizarea sistemului RO e-Factura este relativ simplă atunci când compania folosește un software de facturare compatibil cu cerințele ANAF. În cele mai multe cazuri, aplicațiile moderne automatizează o mare parte dintre operațiuni, astfel încât utilizatorul nu trebuie să realizeze manual fiecare etapă.
Procesul începe cu introducerea datelor necesare emiterii E-facturii, precum informațiile despre emitent și beneficiar, produsele sau serviciile facturate, valorile, TVA-ul și celelalte elemente obligatorii prevăzute de legislația fiscală. După completarea acestor informații, aplicația generează factura în formatul electronic XML, standardul acceptat de sistemul național RO e-Factura.
În etapa următoare, fișierul XML este transmis automat sau manual către platforma RO e-Factura administrată de ANAF, prin SPV sau prin integrarea software-ului cu serviciile puse la dispoziție de autorități.
Odată primită, factura este verificată de sistemul ANAF pentru a se confirma respectarea structurii și a regulilor tehnice impuse. Dacă documentul îndeplinește toate cerințele, este validat și primește sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, care confirmă înregistrarea sa în sistemul național.
După validare, factura devine disponibilă în propriul cont de SPV, de unde poate fi accesată de beneficiar. În cazul în care sunt identificate erori de structură sau de completare, documentul este respins, iar emitentul trebuie să corecteze informațiile și să retransmită factura.
Prin urmare, utilizarea RO e-Factura nu presupune doar emiterea unei facturi în format electronic, ci transmiterea acesteia prin sistemul național în formatul XML impus de autorități și validarea ei de către ANAF.
Termen de transmitere din cadrul sistemului RO e-Factura
Unul dintre cele mai importante aspecte pe care trebuie să le cunoască orice operator economic este termenul legal de transmitere a facturilor. Conform reglementărilor aplicabile, factura electronică trebuie transmisă în sistemul RO e-Factura în termenul de 5 zile calendaristice de la data emiterii acesteia.
Este important de reținut că emiterea facturii și transmiterea acesteia în sistemul RO e-Factura sunt două etape distincte. După emiterea documentului, contribuabilul are obligația de a-l încărca în platforma națională în intervalul prevăzut de lege, fără a depăși cele 5 zile calendaristice. În cazul utilizării unui program de facturare compatibil, această operațiune poate fi realizată automat, reducând riscul întârzierilor și al erorilor.
Întârzierea transmiterii poate atrage sancțiuni contravenționale și poate crea dificultăți atât pentru emitent, cât și pentru beneficiar, în special în ceea ce privește evidența contabilă și fiscală.
Sancțiuni aplicabile pentru nerespectarea obligațiilor RO e-Facturii
Una dintre cele mai frecvente abateri este depășirea termenului legal de 5 zile de la data emiterii. De asemenea, pot fi sancționate transmiterea unor documente cu informații incomplete sau incorecte, neutilizarea sistemului național RO e-Factura în situațiile în care acesta este obligatoriu, precum și încărcarea unor fișiere care nu respectă formatul XML sau care nu pot fi validate de platforma ANAF.
Valoarea amenzilor diferă în funcție de categoria contribuabilului. Pentru contribuabilii mari, sancțiunile pot ajunge între 5.000 și 10.000 de lei, pentru contribuabilii mijlocii între 2.500 și 5.000 de lei, iar pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice, amenzile sunt cuprinse între 1.000 și 2.500 de lei, în funcție de natura și gravitatea faptei prevăzute de legislația fiscală.
Pe lângă sancțiunile financiare, nerespectarea obligativității de facturare electronică poate conduce la întârzieri în procesarea documentelor, dificultăți în evidența contabilă și un risc mai ridicat de controale fiscale.
e-Factura pentru relația B2C și clienți persoane fizice
Una dintre cele mai importante modificări legislative este extinderea sistemului către relația B2C.
Începând cu data de 1 iulie 2025, utilizarea sistemului RO e-Factura devine obligatorie și pentru facturile emise către persoane fizice, reprezentând o etapă importantă în digitalizarea fiscală din România.
Pentru comercianții care desfășoară activități de retail, servicii sau comerț online, această modificare înseamnă adaptarea proceselor interne astfel încât facturile emise să fie generate, validate și transmise automat prin platformă.
În același timp, persoanele fizice beneficiază de o evidență mai clară a documentelor fiscale, iar autoritățile pot urmări mai eficient tranzacțiile realizate în economie.
Declaro simplifică utilizarea RO e-Factura obligatorie!
Utilizarea unui program de facturare compatibil cu RO e-Factura simplifică semnificativ aceste procese, reducând timpul necesar gestionării documentelor și riscul apariției erorilor sau al depășirii termenelor legale. În plus, automatizarea oferă o evidență mai clară a documentelor fiscale și contribuie la eficientizarea activității financiare a companiei.
Dacă îți dorești o soluție rapidă și ușor de utilizat pentru emiterea și transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factura, Declaro îți pune la dispoziție toate instrumentele necesare pentru a automatiza procesul de facturare și pentru a rămâne în conformitate cu cerințele ANAF.
